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para sua empresa
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Organização da Empresa
Você sabe se sua empresa é organizada?
Muitos respondem a essa pergunta afirmativamente, mas em verdade não sabem dizer se suas empresas estão em conformidade com as regras, regulamentos internos e procedimentos adotados para maximização de estruturas, aumento de produção e diminuição de tempo de produção. O controle dentro de uma empresa é de fundamental importância, uma vez que funciona como um organismo vivo, onde cada setor equivale a um órgão que, por sua vez, pode ou não funcionar bem, prejudicando ou auxiliando todo o organismo. Grandes empresas passam por dificuldades devido a falta de controle no setor que faz as compras, seja de matérias primas para o desenvolvimento da própria atividade ou de produtos de consumo, e acabam por ultrapassar as necessidades reais, acarretando em prejuízo para a atividade empresarial.
Os empresários que mantém uma boa organização da empresa e controle do que é comprado ou vendido, certamente evitam prejuízos, ou até mesmo lucram com as compras.
Por exemplo: Imagine uma empresa distribuidora de produtos eletrônicos que mantém uma lista de fornecedores, com cotações de preços atualizada (seja por simples lista ou por e-procurement); possui programa de computador que controla o estoque (quantos produtos vendidos, encomendados, saldo total, aviso de estoque mínimo, aviso de estoque máximo, quantos devem ser adquiridos por certo período); têm bons funcionários que não se apropriam indevidamente das mercadorias; bom funcionamento das regras e procedimentos; harmonia entre os órgãos (setores).
Certamente esta organização terá melhores condições para definir quem é o melhor fornecedor, com o melhor preço, com as melhores condições de pagamento, de forma a conseguir os produtos de seu fornecedor a um preço muito mais baixo, com custos de procura e negociação mais reduzidos, com rapidez, e por conseguinte, seu lucro, mesmo estando o preço definido dentro dos níveis de mercado, será muito maior. Ou seja, compra-se mais barato, gastando pouco, para vender mais caro absorvendo os custos.
Vale imaginar agora uma empresa, também distribuidora de produtos eletrônicos, onde não haja lista ou e-procurement de fornecedores; não possua programa de computador de controle de estoque; não possua bons funcionários, os quais não raro furtam ou se apropriam das mercadorias; as regras e procedimentos só existem no papel da sala do diretor-chefe da empresa.
O resultado é que não terão condições de identificar quem é o melhor fornecedor, muito menos os melhores preços e condições; os custos de procura e negociação serão mais caros, pois a bagunça prejudicará no fechamento dos negócios; tudo será mais demorado; nunca se saberá o que se possui no estoque, se algo foi furtado ou apropriado indevidamente, o que foi vendido, ou se há peças demais para certo produto; haverá prejuízo para manutenção do estoque; haverão produtos que ficarão encalhados em razão de uma má estratégia de vendas, outros estarão em falta; o capital de giro da empresa oscilará muito, chegando até a faltar para a manutenção do negócio; o lucro será reduzido, pois estarão comprando caro, pagando mais para manter os custos de procura, negociação, manutenção do estoque, e conseqüentemente, venderão caro, de forma a perderem a competitividade e clientes no mercado consumidor.
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O que e para que comprar?
Deve-se ter muito bem definido o que se compra dentro de uma empresa e a finalidade. Às vezes se decide comprar por luxo, capricho, ou erro, como por exemplo, cadeiras de primeira linha para todos os funcionários, por luxo, carros de luxo para uso individual dos diretores, ou excesso de materiais ou matérias-primas por erro de funcionários.
De qualquer forma, a empresa estará sendo prejudicada, pois se deve, antes de tudo, verificar se aqueles produtos, sejam matérias-primas ou de consumo, cumprem ou não a finalidade a que se destinam, se trazem valor agregado aos produtos ou serviços vendidos e se são realmente necessários para o bom funcionamento da empresa
Descobrir se um produto cumpre ou não sua finalidade não é difícil. Basta identificar, como nos exemplos acima, no caso prático específico, se seria mesmo necessário carros de luxo para transporte da diretoria, ou somente 1 carro de luxo, ou ainda, cadeiras comuns, as quais cumprem bem sua finalidade para os funcionários, ao invés de cadeiras tipo presidente para todos. Ou seja, os diretores podem utilizar o mesmo carro de luxo para o transporte. Teriam a sofisticação junto aos clientes, só que por um custo muito menor. As cadeiras podem ser comuns para os funcionários, visto que o trabalho será o mesmo, sejam simples ou tipo presidente.
Mesmo sistema é utilizado para identificar se o produto ou serviço que se quer comprar traz ou não valor agregado junto ao cliente. Se determinado produto aumenta o valor do produto ou serviço final ao consumidor, seja por um incremente de qualidade, sofisticação, durabilidade ou segurança, certamente será possível praticar preços mais altos, aumentando a lucratividade. Caso a empresa seja um salão de beleza, por exemplo, o produto ou serviço que o empresário irá comprar para a administração do negócio deve, além de útil, trazer uma certa sofisticação e beleza, de forma a valorizar o local e o serviço do salão. O valor do produto é importantíssimo para fixação do preço final de venda. Quanto maior esse valor, maiores poderão ser o preços de venda.
Quanto a necessidade, é imprescindível que o produto ou serviço a se comprar seja necessário para o funcionamento do negócio. Caso contrário estará o empresário gastando desnecessariamente. Fácil imaginar aquele pequeno empresário que troca todo mês os computadores sempre para os de ultima geração, quando poderia realizar as trocas em períodos maiores, sempre aproveitando as máquinas mais desatualizadas para serviços simplificados.
Ou seja, todo o dinheiro empregado em um empreendimento deve retornar, de algum modo para a empresa, seja em forma de lucro, status, competitividade, imagem, valor agregado aos produtos ou serviços etc.
Dessa forma, verificando que a compra irá cumprir sua finalidade, trazendo também um valor aos olhos do cliente, ou utilidade/melhoramento ao produto ou serviço, sendo realmente necessária para o desenvolvimento da empresa, fica mas simplificado o processo para definição do fornecedor, do montante a se comprar e o momento mais apropriado, além de aumentar a credibilidade e confiança na empresa.
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Fornecedores
Nunca se deve trabalhar com somente 1 fornecedor, mas sim, procurar sempre um número maior de fornecedores, para sempre ter mais opções tanto de preços, condições de pagamento e, principalmente, qualidade, a qual influenciará os produtos e serviços, bem como o valor agregado junto ao consumidor, permitindo a fixação de preços mais altos, aumentando a lucratividade do negócio.
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Informações sobre o
autor: Marcelo Camargo De Brito
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Revisado em:
02 maio, 2010
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